La lettera di messa in mora per mancato pagamento fatture è un documento formale con cui il creditore (colui che deve ricevere il pagamento) sollecita il debitore (colui che deve effettuare il pagamento) a regolarizzare la sua posizione di debito entro un determinato periodo di tempo. È un passaggio preliminare ed obbligatorio prima di intraprendere eventuali azioni legali per il recupero del credito.
Questa comunicazione specifica la natura del debito (solitamente, il mancato pagamento di fatture), l’importo dovuto, e un termine definito (comunemente 15 giorni) affinché il pagamento venga effettuato. Se il pagamento non avviene entro tale data, il creditore ha il diritto di avviare procedimenti legali per il recupero del credito. L’obiettivo della lettera di messa in mora è quindi quello di dare un’ultima opportunità al debitore di saldare il proprio debito prima di ricorrere a vie legali, permettendo in molti casi di risolvere la situazione in maniera amichevole e senza ricorrere alla giustizia.
Indice
Come scrivere una Lettera di messa in mora per mancato pagamento fatture
La lettera di messa in mora per mancato pagamento di fatture è l’atto con cui il creditore richiama il debitore al puntuale adempimento e lo costituisce formalmente in mora ai sensi dell’articolo 1219 del Codice civile: dal momento della ricezione decorrono gli interessi moratori e si interrompe la prescrizione del diritto al pagamento, mentre l’eventuale successiva azione giudiziaria (decreto ingiuntivo o citazione ordinaria) non richiede ulteriori diffide.
In assenza di termini fissati nell’accordo, la fattura costituisce prova del credito ma non basta a porre in mora il debitore; la lettera sopperisce a tale mancanza, precisando numero, data, oggetto e importo delle fatture insolute, il conto su cui effettuare il versamento e la nuova scadenza – di solito brevissima, perché l’obbligazione è già esigibile – dopo la quale verranno adite le vie giudiziali. Conviene indicare il riferimento contrattuale o d’ordine d’acquisto che giustifica l’emissione della fattura e allegare copia dei documenti di trasporto o di servizio, così da prevenire contestazioni sulla prestazione.
Quanto agli interessi, se il rapporto non rientra nelle transazioni commerciali regolate dal decreto legislativo 231/2002, si applica il saggio legale stabilito annualmente dal Ministero dell’Economia: dal 1° gennaio 2024 è pari al 2,5 per cento e, in forza dell’articolo 1224 c.c., aumenta automaticamente in caso di mora. Nei rapporti B2B o con la pubblica amministrazione, invece, si applica il tasso previsto dall’articolo 5 del decreto 231 – il più recente tasso BCE sulle operazioni di rifinanziamento principali, maggiorato di otto punti: dopo la decisione del Consiglio direttivo della Banca centrale del 6 marzo 2025, il tasso è sceso al 2,65 per cento e l’interesse moratorio complessivo per il semestre iniziato il 12 marzo 2025 ammonta quindi al 10,65 per cento. È buona prassi riportare in lettera il calcolo già maturato alla data di spedizione, con riserva di aggiornamento fino al saldo.
Sul piano formale la messa in mora deve risultare certa: la PEC garantisce data, ora e integrità del contenuto, oltre a soddisfare i requisiti di forma scritta richiesti dall’articolo 633 c.p.c. per il decreto ingiuntivo; in alternativa si può usare la raccomandata A/R conservando avviso di ricevimento e stampa della fattura elettronica (file XML o copia di cortesia). Nei rapporti internazionali, un servizio di posta qualificato ai sensi del regolamento eIDAS o la notificazione tramite ufficiale giudiziario assicura valore probatorio analogo.
Nella parte conclusiva si inserisce la messa in mora “ai sensi degli artt. 1219, 1224 c.c. e d.lgs. 231/2002, ove applicabile” e la riserva di richiedere decreto ingiuntivo con aggravio di spese, spiccando l’efficacia persuasiva di un procedimento che conduce spesso al pignoramento dei conti bancari del debitore. Per i crediti commerciali vale anche il forfait di 40 euro previsto dall’articolo 6, comma 3, del decreto 231 come ristoro automatico dei costi di recupero.
Il contenuto della diffida resta dunque semplice ma completo: identificare con precisione fatture e rapporti contrattuali, quantificare capitale e interessi secondo il regime corretto, fissare un ultimatum breve ma ragionevole e preannunciare l’azione legale. Se il debitore è un consumatore, l’uso di toni equilibrati tutela da accuse di pratica aggressiva; se è un’impresa, l’esplicito richiamo alle sanzioni accessorie (pubblicazione della decisione e inibitoria alla partecipazione a gare pubbliche) previste dal regolamento europeo in corso di adozione rinforza la pressione negoziale.
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Esempio di Lettera di messa in mora per mancato pagamento fatture
Oggetto: costituzione in mora ex artt. 1219 e 1224 c.c. – pagamento fatture nn. [xxx]
Spett.le [Denominazione debitore],
con riferimento ai rapporti contrattuali intercorsi e alle fatture sotto indicate, già scadute e rimaste insolute:
n. [] del [] – € [___] + IVA
n. [] del [] – € [___] + IVA
Vi invito a versare entro e non oltre sette giorni dal ricevimento della presente l’importo complessivo di € [totale capitale] sul conto IBAN [___], maggiorato degli interessi moratori di cui all’articolo 5 d.lgs 231/2002, calcolati al tasso vigente dell’11,15 % (tasso BCE 3,15 % + 8 punti) per il semestre 1 gennaio–30 giugno 2025, nonché dell’indennizzo forfettario di € 40 previsto dall’articolo 6, comma 3, del medesimo decreto.
Decorso infruttuosamente il termine indicato, senza ulteriore preavviso procederò:
-a richiedere decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo ai sensi dell’articolo 633 c.p.c.;
-a trasmettere segnalazione alle centrali di rischio e a rivalermi per tutte le spese di recupero coattivo.
La presente costituisce formale messa in mora ai sensi degli articoli 1219, 1224 c.c. e interrompe la prescrizione del diritto di credito.
Distinti saluti
[Firma del legale rappresentante]
[Nome – Qualifica]
[Società – P. IVA – PEC]
Allegati: copie fatture, d.d.t./rapporti di intervento, estratto contabile.
Modello Lettera di messa in mora per mancato pagamento fatture
Oggetto: sollecito e messa in mora per mancato saldo parcella/fattura n. [___]
Gentile [Nome Cognome],
in data [] Le ho emesso la fattura n. [] di € [importo] per la prestazione professionale svolta il [descrizione servizio]. La scadenza indicata era il [___] ma, ad oggi, il pagamento non risulta pervenuto.
Con il presente atto La costituisco in mora, ai sensi dell’articolo 1219 c.c., e Le richiedo di effettuare il bonifico dell’importo dovuto entro dieci giorni sul mio conto IBAN [___]. Dal giorno successivo alla ricezione matureranno interessi al saggio legale del 2,5 % annuo, così come fissato dal decreto MEF 29 novembre 2023, oltre alle maggiorazioni previste dall’articolo 1224, comma 2, c.c. in caso di ritardo ulteriore.
In difetto mi vedrò costretto ad adire l’Autorità giudiziaria per l’emissione di decreto ingiuntivo, con aggravio di spese, competenze legali e, se del caso, interessi moratori e rivalutazione monetaria.
La presente interrompe la prescrizione e vale quale prova scritta dell’intimazione. Confidando in un sollecito riscontro, porgo cordiali saluti.
[Firma]
[Nome professionista] – [CF/P. IVA]
[Indirizzo – e‑mail – telefono]
Allegato: copia fattura elettronica (file XML/cortesia).