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Come Accedere ai Documenti Condominiali

L’ordinamento giuridico italiano impone all’amministratore di condominio la conservazione di una serie di documenti fiscali, contabili e gestionali che riguardano la vita condominiale. Tale obbligo deriva in particolare dagli articoli 1129 e 1130 del Codice Civile, come modificati dalla cosiddetta “riforma del condominio” del 2012. L’obiettivo è garantire trasparenza e correttezza nella gestione del patrimonio comune, rafforzando la possibilità per ciascun condomino di controllare l’operato dell’amministratore e di avere accesso a tutti i documenti rilevanti per la gestione. Questa guida chiarisce quali documenti debbano essere conservati e in che modo i condomini possano esercitare il loro diritto di visione ed estrazione di copie, nonché quali siano i limiti e le modalità di richiesta.

Quali documenti devono essere conservati

La legge (art. 1129 e seguenti c.c.) e la prassi giurisprudenziale confermano che l’amministratore è obbligato a redigere e a conservare diversi registri e documenti:

  1. Registri condominiali
    • Registro di anagrafe condominiale: contiene le generalità dei condomini (nome, cognome, codice fiscale, residenza), i dati catastali delle singole unità immobiliari e l’eventuale esistenza di diritti reali o personali di godimento (ad esempio usufrutto, locazione, comodato).
    • Registro dei verbali delle assemblee: vi si annotano data, maggioranze presenti, delibere adottate e relative votazioni. In questo registro può essere allegato anche il regolamento di condominio.
    • Registro di contabilità: riporta la gestione finanziaria del condominio, con i relativi movimenti in entrata e in uscita, il riepilogo finanziario, i debiti, i crediti e ogni altro rapporto pendente.
    • Registro di nomina e revoca degli amministratori: elenca cronologicamente le delibere relative alla nomina e alla revoca dell’amministratore, nonché eventuali provvedimenti giudiziali di rimozione.
  2. Documentazione fiscale e contabile
    • Rendiconto condominiale annuale: contiene le voci di entrata e di uscita, la situazione patrimoniale del condominio, i fondi disponibili e le eventuali riserve.
    • Documenti giustificativi delle spese: includono fatture, ricevute, preventivi e qualunque ulteriore elemento idoneo a dimostrare la ragione e l’entità delle spese sostenute.
    • Estratti del conto corrente condominiale: l’amministratore deve attestare con regolarità i movimenti bancari.
    • Polizze assicurative del fabbricato: per coperture contro danni a parti comuni o responsabilità civili.
    • Contratti di mutuo o di finanziamento: se il condominio ha acceso prestiti, l’amministratore è tenuto a conservarne copia.
    • Altra documentazione tecnico-amministrativa: atti riguardanti la sicurezza degli edifici, progetti relativi a lavori straordinari, contratti con fornitori di servizi, ecc.

Questo obbligo di conservazione sussiste solo nei condomìni in cui è obbligatoria per legge la presenza di un amministratore (ovvero, stando al Codice Civile, quando i condòmini sono più di otto). In caso di mancanza dell’amministratore, il singolo condominio non sarà soggetto alla normativa sulle scritture obbligatorie, fermo restando che i condomini potranno comunque accordarsi per custodire una documentazione minima in modo ordinato.

L’accesso alla documentazione del condominio

La riforma del condominio del 2012 ha insistito molto sul principio di trasparenza della gestione contabile e amministrativa. Ne consegue che ogni condomino gode di uno specifico diritto di accesso, finalizzato a consentirgli di visionare la documentazione condominiale, compresi i registri e gli atti fiscali e contabili conservati dall’amministratore. Allo stesso tempo, il nuovo amministratore ha diritto a ricevere dall’amministratore uscente tutto il materiale relativo al condominio.

Cosa può visionare il condomino

  • Registri obbligatori: l’anagrafe condominiale, i verbali assembleari, il registro di nomina e revoca dell’amministratore e il registro di contabilità [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262 / CODICE CIVILE, art. 1129 e 1130].
  • Estratti conto e rendicontazione periodica: per verificare i movimenti bancari e la situazione finanziaria del condominio.
  • Fatture e ricevute: ogni documento giustificativo delle spese.
  • Altri atti fondamentali: contratti stipulati in nome del condominio, assicurazioni, documenti relativi a mutui, ecc.

A chi richiedere l’accesso

In prima battuta, la richiesta deve essere rivolta all’amministratore, che – in quanto responsabile della tenuta delle scritture – dovrà mettere a disposizione la documentazione, consentendo al condomino di prenderne visione ed estrarne copia, previo eventuale rimborso delle spese di duplicazione. Se l’amministratore nega l’accesso o omette di rispondere, in particolari circostanze (ad esempio per avere copia dell’estratto del conto corrente), il condomino può rivolgersi direttamente all’istituto di credito.

Facoltà e limiti dell’accesso

Nonostante il diritto del condomino di visionare i documenti condominiali sia ampio, esistono limiti e modalità di esercizio da rispettare [6][7]. In particolare, l’amministratore:

  1. Non è obbligato a consegnare o depositare tutti i documenti in vista dell’assemblea o su semplice richiesta generica. Deve però garantire l’accesso negli orari e nei modi prestabiliti, in modo che il condomino interessato possa prenderne visione senza intralciare l’ordinaria gestione.
  2. Può opporre un rifiuto a richieste manifestamente abusive o troppo generiche, se queste risultano tali da bloccare o complicare in modo sproporzionato la sua attività di amministratore. È comunque tenuto a indicare come e quando il condomino possa visionare concretamente la documentazione.
  3. Deve consentire l’estrazione di copie a spese di chi le richiede. Se però l’amministratore pretende compensi ulteriori, questi vanno ricondotti ai parametri indicati in sede di nomina o approvati dall’assemblea in modo specifico. Somme eccessive o sproporzionate potrebbero essere contestate dal condomino, anche impugnando la relativa delibera.

È bene sottolineare che il diritto di accesso va inteso in senso funzionale: deve garantire al condomino la possibilità di verificare la correttezza dell’operato dell’amministratore e di tutelare i propri interessi legittimi. Non si tratta di un potere illimitato di “controllo” che possa trasformarsi in vessazione continua nei confronti dell’amministratore.

Quali sono i costi per il rilascio delle copie

Il legislatore non ha fissato un tariffario specifico per le copie dei documenti condominiali. La regola generale è che i costi siano a carico di chi ne fa richiesta, ma limitatamente alle spese vive di duplicazione (costi di stampa, di fotocopiatura, ecc.). Qualora l’amministratore richieda un compenso ulteriore, dovrà rispettare quanto stabilito in sede di nomina e mantenersi entro un criterio di “congruità e proporzionalità” [8]. L’assemblea può deliberare voci aggiuntive, purché queste siano ragionevoli e trasparenti. Delibere che stabiliscano costi eccessivi possono essere impugnate in tribunale dal condomino che ne contesti la legittimità.

Come chiedere la documentazione condominiale

  1. Richiesta scritta all’amministratore: è consigliabile inviare una comunicazione chiara, preferibilmente tramite PEC o raccomandata, in cui il condomino specifica quali documenti intende visionare (ad esempio le fatture relative a determinati lavori, il registro di contabilità di un certo esercizio).
  2. Visione presso lo studio dell’amministratore: una volta concordate la data e l’ora, il condomino può recarsi negli uffici dell’amministratore per esaminare la documentazione.
  3. Eventuale estrazione di copia: se necessario, il condomino può farsi rilasciare fotocopie o documenti digitalizzati, sostenendone i costi.
  4. Rifiuto dell’amministratore: se l’amministratore si oppone illegittimamente o non risponde, il condomino può rivolgersi al giudice per ottenere un provvedimento d’urgenza che imponga la consegna dei documenti [9]. Nei casi di cambiamento di amministratore, il professionista uscente è tenuto a consegnare tutta la documentazione al subentrante; se ciò non avviene, potrebbe configurarsi anche il reato di appropriazione indebita.

Conclusioni

La trasparenza e la corretta conservazione della documentazione condominiale rappresentano principi cardine introdotti e rafforzati dalla riforma del 2012. L’amministratore, in quanto mandatario, ha specifici doveri di tenuta, archiviazione e messa a disposizione di registri, fatture, rendiconti e ogni altro atto relativo alla gestione. D’altro canto, i condomini hanno il diritto di prendere visione e di estrarre copia dei documenti, nei limiti della pertinenza e della ragionevolezza. Tale diritto, se opportunamente esercitato, consente di controllare l’operato dell’amministratore e di salvaguardare gli interessi di ciascun partecipante al condominio.

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